Le service administratif est indispensable à l’organisation et au bon fonctionnement d’une entreprise. Le prestataire à qui on le confie se charge entre autres de planifier les réunions, de gérer les ressources humaines, de rédiger des comptes-rendus… Ces tâches sont particulièrement fastidieuses. C’est justement pour éviter une surcharge administrative que l’entreprise les confie à un consultant externe.
Faire appel à un service administratif permet de gagner du temps et de se recentrer sur son cœur de métier. C’est aussi un moyen de mieux maîtriser le budget de l’entreprise et de gagner en productivité.
Cette solution convient à toutes les structures, quelle que soit leur taille (startup, association, grand groupe, service grand public…) Les prestations sont personnalisables en fonction des besoins des clients (récurrents, précis, ponctuels ou volumiques, sur site ou à distance). Concernant le tarif d’une prestation de service, il est fixé en fonction de la durée de la mission ou de la prestation de service.
Coût d’une prestation de service administratif
A titre indicatif, le tarif horaire pour une prestation à distance varie entre 30 à 50 €. Pour une prestation sur site, les prix oscillent entre 35 et 55 € par heure. Les tarifs d’une secrétaire indépendante sont moins élevés qu’un service en interne. Cela s’explique par le fait que pour la première, il n’existe pas de coût de transport. Toutefois, ce taux horaire peut évoluer selon les garanties de prestation fournies ou l’expérience des intervenants.
D’autres paramètres entrent en ligne de compte au moment d’établir la facturation. Il y a tout d’abord l’endroit où est réalisée la prestation (sur place ou à distance), puis le type de prestation.
Concernant les majorations, elles sont fixées selon certains critères. La majoration est d’approximativement 20 % selon l’expertise, en particulier pour une assistance juridique.
Dans le cadre de prestations d’assistance à domicile, les tarifs de prestation de service sont flexibles. Ils sont déterminés en fonction de plusieurs éléments, comme la durée et la complexité de la mission, le volume de travail, etc.
Prestation de service administratif : agence ou freelance ?
Dans le cadre d’une prestation de secrétariat, une entreprise peut recourir à une agence de service administratif. En tant qu’entreprise spécialisée dans la prestation de service administratif, elle s’occupe de la gestion des ventes (devis, factures, relances clients, recouvrement de créances). Elle se charge aussi du secrétariat courant, consistant entre autres à trier le courrier, répondre aux clients, gérer les emails ou appeler les fournisseurs.
L’entreprise cliente peut aussi confier ses tâches administratives à un freelance. Faire appel au service d’une assistance indépendante est une solution pratique. Cela permet aux collaborateurs de la société de se concentrer sur leurs activités. En outre, un indépendant met toutes ses compétences au profit des objectifs de son client.
Comment trouver une secrétaire indépendante ?
Faire appel aux services d’un ou d’une secrétaire indépendante est une nécessité pour bon nombre d’entreprises. Le ou la prestataire externe a les qualifications nécessaires pour exécuter les tâches qui lui sont confiées.
Faire appel à une secrétaire indépendante est une solution d’autant plus pratique pour une entreprise qui n’a besoin de ses services que de manière ponctuelle. Qui plus est, cela permet de faire des économies. En effet, une assistance en gestion propose souvent des tarifs raisonnables.
L’entreprise cliente peut exiger de l’administratif indépendant le respect d’une clause de confidentialité. En revanche, il n’existe généralement pas de clauses d’exclusivité entre les deux parties.
Pour s’assurer de la qualité d’une assistance à domicile, l’entreprise doit faire une évaluation de son savoir-faire dans son domaine de prédilection. Le client peut aussi se faire une idée de ses compétences en consultant ses références professionnelles. La satisfaction d’autres clients indique en effet le sérieux et le savoir-faire du consultant.
L’entreprise cliente doit par ailleurs discuter avec le ou la secrétaire des conditions de travail qui lui conviennent (à domicile ou dans un espace de coworking par exemple). Elle doit aussi lui demander s’il ou elle peut parler plusieurs langues ou non.
Enfin, il est important de connaître la méthode de facturation de la secrétaire indépendante. Cela peut être à l’unité, au forfait ou bien une tarification horaire.
Avantages d’une prestation de service administratif
L’activité première d’une société n’est assurément pas de trier le courrier, les bons de livraison ou les factures. L’entreprise utilise plutôt son temps et ses ressources pour développer des projets en cours, élaborer et mettre en œuvre des stratégies en vue d’accroître son chiffre d’affaires.
Recourir à un assistant externe permet à l’organisation notamment de gagner du temps, mais aussi de faire des économies.
Gain de temps
Confier les tâches administratives à un assistant freelance permet de gagner du temps.
Pendant que l’assistant administratif réalise le classement, la facturation ou d’autres missions, l’entrepreneur peut se concentrer sur la croissance de son activité. Surtout, les collaborateurs auront tout le temps qu’il leur faut pour effectuer les tâches correspondant au cœur de métier de l’entreprise. Ils peuvent notamment :
- Prospecter de nouveaux clients ;
- Travailler sur de nouveaux produits ou services ;
- Etablir une stratégie de communication efficace, etc.
Le coût
Externaliser le service administratif est aussi un moyen de réduire les coûts, notamment pour les TPE et les PME. En effet, l’entreprise n’a pas à recruter un collaborateur de plus.
De plus, faire appel à un service administratif permet de bénéficier de crédit d’impôt et d’une déduction de l’avantage fiscal.
La flexibilité
L´externalisation du service administratif permet de bénéficier de compétences que l’entreprise n’a pas forcément en interne. Les experts à qui l’on fait appel ont en l’occurrence une grande expérience en matière de gestion administrative.
Inconvénients d’une prestation de service administratif
Une prestation de service administratif a aussi quelques inconvénients qu’il faut prendre en compte.
Le temps (apprentissage, réunion)
La charge de travail d’un administratif indépendant peut être considérable, notamment au niveau administratif. Cela peut prendre du temps pour maîtriser les outils nécessaires à la réalisation des tâches.
Le mirage des coûts extrêmement bas
Il n’est pas rare qu’une agence d’externalisation propose des prix inhabituellement bas. En réalité, derrière ces tarifs séduisants peuvent parfois se cacher des coûts auxquels le client ne s’attend pas.
La dépendance à un prestataire externe
Recourir à un service administratif implique une certaine dépendance. La société peut se retrouver désorganisée si la mission n’est pas correctement effectuée.
Pour conclure, l’externalisation de tâches administratives permet à l’entreprise de gagner en performance et en productivité. C’est aussi un moyen de gagner du temps et de permettre à ses collaborateurs de se concentrer sur le cœur de métier de la société.
Il convient évidemment de bien sélectionner son prestataire. Il faut privilégier les prestataires ayant une certaine expérience et à qui de nombreux clients font déjà confiance.
